CRM en el Sector Educativo

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De la admisión del estudiante a la gestión de alumno

Para tener una visión integral de los alumnos que transitan por las aulas de una institución educativa, es elemental gestionar las acciones en torno al estudiante desde el primer momento en que éste solicita información sobre una titulación hasta que se convierte en egresado. La visión integral es esencial tanto para lograr que las personas se inscriban en una carrera como para que recomienden la organización a futuros alumnos.

Independientemente de los canales habilitados para que alguien solicite información, formalice su inscripción y acceda a los servicios prestados a la comunidad de alumno, lo ideal es que cualquier actor docente o administrativo tenga una interacción directa con el estudiante y pueda acceder a una vista compartida con el historial de éste. Allí es cuando la implantación de una solución Customer Relationship Management o CRM puede jugar un papel fundamental, su amplia capacidad para gestionar todo el ciclo de vida del alumno lo hacen imprescindible para cualquier institución que apunte a la excelencia.

Gestión y soporte

Los beneficios que las universidades, escuelas de negocios y colegios pueden obtener con CRM se ven impactados en los procesos de captación del alumno, la relación activa con éste y su gestión de vida como estudiante, es decir, en todo lo relacionado con las solicitudes de información (titulación, centros de procedencia), solicitudes de admisión (entrevistas, documentación, plazas reservadas, admisiones, matriculaciones), comunicaciones propias de la actividad académica (convocatorias, publicación de notas, horarios), expedientes académicos (titulación, créditos, sede), acontecimientos durante el transcurso en la institución (becas, prácticas, recibos de pago) y servicios ofrecidos por el centro de estudio (asociaciones, boletines, bolsa de trabajo).

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Para alcanzar una atención relevante, además de tener una visión integral del estudiante, también es necesario definir e implantar los procesos inherentes a cada solicitud, lo que implica capacitar a los usuarios sobre las tareas que son realizadas de manera automática por el sistema (envío de correos electrónicos, cambios de status) y aquellas que requieren de intervención manual (resultado de entrevistas, aceptación de ingresos).

La enorme cantidad de información generada a partir de cada prospecto y alumno requieren de un sistema práctico y eficiente que permita tanto un apropiado registro, análisis y control de datos como la existencia de fluidos canales de comunicación. La posibilidad de obtener indicadores clave de la información recabada durante los procesos pueden llegar a ampliar la oferta educativa y mejorar los procesos significativamente.

Las instituciones educativas que logran unificar en un solo sistema toda la información proveniente de la página web de la organización, la intranet, los sistemas de gestión académica, sistemas de comunicación y marketing, etc., son las que muestran mejores condiciones para ofrecer al alumno una experiencia excepcional.

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