Los datos: cimiento de la información fiable

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Uno de los errores más frecuentes en torno a los sistemas para la planificación de recursos empresariales (ERP) está asociado con la preparación y la limpieza de los datos. Una compañía que subestima estos aspectos y toma decisiones sobre información errónea, no solo retrasa el retorno de la inversión sobre la aplicación, sino que se expone a surcar un mar tormentoso sin timón ni vela alguna. Al momento de reconocer la falta, la organización termina empleando un tiempo excesivo tratando de resolver los aprietos relativos a la calidad, lo que evidentemente distancia a la compañía del cumplimiento de los objetivos y en el transcurso puede incrementar los costos de la solución.

¿Cómo deben ser los datos?

Para evitar el desperdicio de recursos y marcar los pasos de la empresa con seguridad, los datos deben ser de calidad. Esta condición, de acuerdo con las normas ISO/IEC 25012, está definida por cinco características esenciales:

  1. Exactitud: representación correcta del valor del atributo deseado (integridad).
  2. Completitud: los datos deben tener valores para todos los atributos necesarios.
  3. Consistencia: no hay lugar para la contradicción ni la incoherencia entre valores.
  4. Credibilidad: los atributos de los datos deben ser creíbles para los usuarios.
  5. Actualidad: los valores de los atributos deben ser válidos para su contexto de uso.

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El volumen de datos a tratar y el tipo de operaciones a realizar definen cuán sofisticadas ameritan ser las herramientas a emplear.

No tiene importancia si los datos de la empresa son estructurados o no estructurados, tampoco si se encuentran en un servidor local o en la nube. Siempre deben ser fiables. De lo contrario, los errores pueden perjudicar las operaciones, aumentar costos y disminuir la rentabilidad. Si el sector financiero o contable maneja datos equívocos en su ERP esto puede desembocar en sanciones administrativas. Ni hablar de la pérdida de la habilidad para planificar que la información desatinada supone para los directivos o líderes de cualquier organización.

El entendimiento de los requisitos que deben cumplir los datos es un paso importante para elevar su calidad. Tener la capacidad y los instrumentos para descubrir, corregir o eliminar registros inexactos ayuda a mejorar tanto la información como los procesos que la crean, por consiguiente, facilita la construcción de cimientos sólidos para erigir estrategias acertadas y cónsonas con la realidad.

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