¿Qué es un ERP y para que sirve?

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ERP se refiere a siglas en inglés “Enterprise Resource Planning” o “Planificación de Recursos Empresariales”. Pero ¿Qué hay detrás de esas siglas?, ¿Qué es realmente un ERP? En pocas palabras un ERP es un sistema informático de gestión de administración empresarial.

Otra definición sencilla puede ser: “Un ERP es un sistema informático que facilita la gestión de una empresa en todos sus ámbitos (recursos humanos, compras, ventas, inventarios, manufactura, etc.)”.

Para entenderlo mejor, es necesario dar un paso atrás y pensar en todos los distintos procesos que son esenciales para el funcionamiento de una empresa, por ejemplo la administración de inventarios y de órdenes de compra, contabilidad, recursos humanos, administración de clientes…etc. En una forma muy básica, el ERP integra todos estos procesos y funciones en un mismo sistema, que agiliza el flujo de información y los procesos en toda la organización.

La función central de cualquier sistema ERP es compartir la base de datos que soporta las distintas funciones en las diferentes áreas de la empresa. En forma práctica esto implica que cualquier empleado en distintas áreas o departamentos (por ejemplo contabilidad, almacén o vetas), pueden tener acceso y confiar en la misma información para sus distintas necesidades.

El ERP, también aporta hasta cierto grado reportes sincronizados y automatizados. En lugar de que se mantengan distintas bases de datos y hojas de cálculo en diferentes las áreas y que los datos se tengan que capturar manualmente para generar reportes, el ERP permite obtener la información de diferentes lugares y generar reportes consolidados en tiempo real.  Por ejemplo, si las ordenes de compra se encuentran en el sistema, los pedidos se pueden surtir con mayor eficiencia y exactitud y el departamento de finanzas, puede generar mas ágilmente sus reportes.

Además un ERP integra en una sola aplicación, todas las actividades de todos los departamentos de la compañía, permitiendo modificar datos, realizar consultas y generar informes rápidamente.

Una empresa con un ERP sin duda está en ventaja respecto a otra que no disponga de un sistema de este tipo. ¿Por qué?, Porque gracias al sistema ERP, la empresa automatiza su administración, tiene un mayor control de lo que hace y un ahorro en costos (mejora su eficiencia). Esto hace a la empresa más competitiva.

Breve historia del ERP – De MRP a la nube

El Término ERP fue acuñado en 1990 por Gartner(1), pero sus raíces datan de los años 60. En aquel entonces el concepto se aplicaba al monitoreo de inventario y el control de los procesos de manufactura. Para los 70’s se utilizaba el término MRP (Material Requirements Planning) para referirse a los sistemas de planeación de materiales para la producción.

En los 80’s, el MRP se expandió hacia distintos procesos de manufactura y para 1990, este tipo de sistemas ya abarcaba otras operaciones  y funciones administrativas como contabilidad y recursos humanos, dando precedente a lo que hoy conocemos como ERP.

El día de hoy el ERP se ha expandido hasta formar parte de la inteligencia del negocio, manejando no solamente el control administrativo y de manufactura, sino también los procesos externos como ventas, mercadotecnia, atención ó servicio al cliente, comercio electrónico, etc.

Con los grandes avances que estos sistemas han tenido y las grandes ventajas que proporcionan, hoy en día empresas de todos los tamaños y giros están adoptando este tipo de sistemas. Recientemente las soluciones en la nube o SaaS (Software as a Service) han contribuido fuertemente al crecimiento de los ERPs.

El ERP en la nube, no sólo hace más accesible la solución (ya que no requiere de una inversión inicial), si no también más fácil de implantar y administrar. Otra ventaja importante de los sistemas en la nube es que hacen los reportes accesibles en tiempo real y en cualquier lugar, lo cual permite a ejecutivos y directivos tener una amplia y eficiente visibilidad de la empresa.

Por lo anterior, empresas de diversos tamaños e industrias están migrando a sistemas en la nube y dados los beneficios, es fácil predecir un rápido crecimiento de este tipo de soluciones hacia el futuro.

(1) “Extended ERP reborn in b-to-b,” Heather Herald: InfoWorld, August 27–September 3, 2001.

El valor de tener un ERP en tu empresa

El ERP ayuda a los empleados a hacer su trabajo de una forma más eficiente por las siguientes razones:

  • Elimina las barreras entre áreas o departamentos – toda la empresa tiene acceso a la misma información
  • Elimina errores de captura y duplicidad de tareas
  • Proporciona información en tiempo real y en forma global, lo que habilita a los ejecutivos a detectar y manejar posibles conflictos en forma proactiva
  • Mejora el cumplimiento financiero con los estándares regulatorios y reduce riesgos
  • Automatiza operaciones de las cadenas de abastecimiento y suministro, con otras áreas de la empresa como contabilidad y logística.
  • Mejora el servicio al cliente, pues provee información precisa sobre seguimiento de órdenes, pedidos, entregas etc.

Con lo anterior, es claro el valor del sistema ERP para cualquier empresa y especialmente del sistema ERP en la nube, ya que con este tipo de soluciones, los empleados tienen acceso continuo a información certera y precisa,  que los habilita a tomar mejores y más ágiles decisiones.

Adicionalmente el sistema ERP ayuda a eliminar procesos y sistemas redundantes, reduciendo dramáticamente los costos generales dentro de la empresa.

ERP – Un sistema modular y flexible

La naturaleza de un sistema de gestión empresarial es modular (se divide en partes independientes), pues intenta organizar y vertebrar a todos los departamentos de una compañía. Al igual que una empresa se organiza en departamentos, los ERP se organizan en módulos (que por lo general, corresponden a los departamentos de las compañías).

Los módulos fundamentales son:

– Finanzas: mantiene la información de la tesorería de la empresa, financiamientos (préstamos), inversiones, contabilidad, etc.

– Compras: mantiene la información y gestión de las compras (aprovisionamientos) de la empresa, proveedores, etc.

– Ventas: mantiene la información y gestión de las ventas. Datos de ventas, partidas expedidas, precios de venta, etc.

– Logística: mantiene la información y gestión de los almacenes, stocks, transportes, etc.

– Recursos humanos: mantiene la información y gestión del personal, nóminas, categorías laborales, horas extra, impuestos, etc.

– CRM (Customer Relationship Management o Sistema de gestión de relaciones con clientes): es un subsistema que mantiene la información y gestión de las relaciones con clientes (datos, proyecto, contratos, etc.).

Dependiendo del tamaño y tipo de empresa se pueden ir añadiendo diferentes módulos, como pueden ser: gestión de proyectos, marketing, producción y fabricación, gestión documental, inteligencia de negocios y muchos más.

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